La communication électronique des écrits

Le Conseil fédéral a publié un Rapport concernant la communication électronique des écrits (rapport concernant la motion Bischof 12.4139), ce qui est l’occasion de faire le point sur l’utilisation de la signature électronique et la communication électronique entre les tribunaux et les parties, un domaine où il y a encore beaucoup à faire.

La Communication électronique des écrits (CEE) signifie que les acteurs impliqués ne communiquent plus par courrier postal mais par voie électronique exclusivement. Comme le relève à juste titre le rapport, un simple échange de données par courriels ne suffit pas à réaliser la CEE. Il faut que les actes et les annexes parviennent au tribunal sous forme de fichier électronique structuré (avec des métadonnées) par un mode de transmission structuré et sécurisé, pour pouvoir être gérés de manière électronique. Les dossiers seraient alors accessibles en tout temps (pour autant que le tribunal l’autorise), simultanément à plusieurs parties et dans un format permettant une gestion informatique (et partiellement automatisée).

L’échec du dépôt électronique
A l’heure actuelle, la CEE peut s’effectuer sur certaines plateformes (www.incamail.ch et www.privasphere.com), mais elles n’ont pas vraiment été adoptées par les avocats. Elles requièrent une signature qualifiée et le système actuellement proposé n’est guère facile à utiliser. De toute façon, les actes reçus par voie électronique n’ont pas de métadonnées utiles. Ils sont imprimés et rangés avec les dossiers papiers, ce qui leur enlève tout intérêt. La pratique des autorités consistant à demander une copie papier et à faire porter le risque d’un dysfonctionnement de la plateforme à l’avocat retient même les plus motivés.

La signature électronique est en cours de révision et cela devrait permettre au Conseil fédéral de prendre ensuite les mesures utiles pour simplifier les exigences et le fonctionnement des dépôts.

Le dossier électronique et sa consultation
La première étape de la CEE est celle de la consultation électronique des dossiers. Il ne s’agit pas de documents numérisés sur un DVD (que l’avocat imprime ensuite avant de les lire) comme le proposent déjà certaines institutions, mais d’une vraie consultation en ligne du dossier. La grande majorité des dispositions sur la consultation des dossiers en vigueur ne prévoit pas l’usage d’un média particulier et peut tout à fait s’appliquer à la consultation électronique.

Les tribunaux peuvent donc introduire des solutions pour permettre la consultation électronique des dossiers qu’ils gèrent. Il faudrait que les pièces soient demandées via un formulaire structuré et qu’un dossier électronique soit constitué par le tribunal, qui le transmettra à la personne qui l’a demandé par un moyen de communication quel qu’il soit (envoi ou accès à une messagerie contenant les pièces). Il serait néanmoins souhaitable que tous les tribunaux utilisent un système commun. L’organisation judiciaire étant du ressort des cantons, une certaine harmonisation pourrait être envisagé par le biais d’une modification des codes de procédure.

Selon le rapport, le système commun de consultation électronique des dossiers devrait au moins répondre aux conditions suivantes :

  • la solution proposée est introduite de manière uniforme dans toute la Suisse;
  • le système permet une consultation des dossiers via un portail en ligne comportant des fonctionnalités de recherche, de classement et de téléchargement;
  • il existe un seul accès au système national pour ceux qui demandent à consulter les dossiers;
  • l’introduction de la consultation électronique des dossiers n’occasionne, au final, aucun frais pour les tribunaux. Les économies qui sont réalisées grâce à la consultation électronique des dossiers doivent être aussi importantes que les investissements et les coûts de fonctionnement.

En plus de la consultation électronique des dossiers, il faut également envisager leur archivage ainsi que revoir les modalités de dépôt électronique. ces deux points seront évidemment influencés par la consultation du dossier électronique.

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